Relance automatique des factures impayées Les factures en retard, vous les relancez le soir, quand vous y pensez.
Chaque matin, la machine pointe le relevé de votre banque, puis relance ceux qui n'ont pas payé, chacun au bon moment et avec vos textes. Elle range leurs réponses, et la mise en demeure attend toujours votre clic.
Ce que fait la machine, étape par étape
Du relevé de la banque à la relance qui part
- Les factures et le relevé de la banque arrivent chaque matin.
- La machine pointe chaque paiement.
- Ce qui est payé est soldé ; chaque retard reçoit sa relance.
- La mise en demeure reste un brouillon, qui attend votre clic.
- Lundi, le point des retards est dans votre boîte.
Les exports que vous savez déjà faire
Chaque matin, la liste des factures de votre logiciel et le relevé de votre compte sont déposés sur le serveur de la machine : au début par la personne qui tient votre comptabilité, puis tout seuls si votre logiciel et votre banque savent les envoyer. On ne touche à rien dans vos outils.
Le relevé est pointé avant toute relance
Un virement qui cite ses numéros de facture est rapproché par une règle, même s'il en règle deux d'un coup. Un libellé confus, comme « REGLT DEC JANV », est lu par l'IA, qui propose les factures ; une règle vérifie que la somme tombe juste et que les mois écrits sont les bons. Sinon, votre assistante, ou la personne qui tient votre comptabilité, regarde.
Chaque client reçoit la relance qui lui est due
Un rappel aimable trois jours après l'échéance, une relance ferme à quinze jours, qui rappelle l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due entre professionnels. Un client ne reçoit jamais deux messages le même jour, et rien ne part le week-end ni un jour férié.
Rien de juridique ne part seul
À trente jours, la mise en demeure n'est qu'un brouillon : la machine vous prévient, vous la relisez et l'envoyez d'un clic, ou vous décrochez votre téléphone. Un client marqué « sensible » dans le tableur ne reçoit rien sans votre clic.
On ne relance pas quelqu'un qui a peut-être payé
Un client qui a payé, qui conteste ou qui a promis une date n'est pas relancé. Un paiement pas encore rattaché, un chèque sans nom par exemple, retient la relance des clients qu'il pourrait concerner, jusqu'à ce que votre assistante l'ait regardé.
Les réponses des clients sont rangées
L'IA range chaque réponse : promesse de paiement, contestation, « déjà payé », question. Des règles décident ensuite : une promesse n'est prise que si la date est écrite dans le mail, et les relances attendent deux jours ouvrés après cette date ; une contestation arrête tout, et vous recevez son motif ; un « déjà payé » est cherché dans le relevé.
Le point du lundi
Chaque lundi, vous recevez le point : l'argent en retard par tranche, ce qui doit rentrer dans la semaine, les clients à appeler et pourquoi, et ce qui attend votre clic.
Délais et textes : vous les fixez
Délais, textes et mode d'envoi de chaque relance, clients sensibles, écart minimum entre deux relances : vous changez une valeur, la machine suit dès le lendemain matin.
La démo complète, en 2 minutes
Une entreprise de nettoyage fictive, 40 clients professionnels, un lundi matin de mars, un chèque sans nom et trois clients qui répondent.
Vidéo sans voix : les textes sont à l'écran, sur une musique douce.
Lire les textes de la vidéo, scène par scène
Les factures impayées relancées
Ouverture
Entreprises de services aux professionnels
Les factures en retard, vous les relancez le soir, quand vous y pensez.
Lundi 8 mars
Lundi matin : 19 167 € de factures en retard.
Une entreprise de nettoyage fictive, 40 clients professionnels facturés chaque mois.
La tournée du matin
Chaque matin, la machine lit d'abord le relevé de votre banque.
Ceux qui ont payé ne sont pas relancés : il ne reste que 12 463 € en retard.
Le relevé de la banque
Un virement pour deux factures : les deux sont soldées.
Le numéro de facture est écrit : une règle suffit.
Un libellé confus ? L'IA propose, une règle vérifie que la somme tombe juste.
Sinon, c'est votre assistante qui regarde, pas la machine qui devine.
Ce que voit l'IA
L'IA ne sait pas qui vous doit de l'argent : le client devient un code.
L'IBAN est masqué. Le reste ne quitte pas un serveur à votre nom.
Le rappel aimable
Le premier message est un rappel aimable, à votre ton.
Vos textes et vos délais sont dans votre tableur.
La relance ferme
Quinze jours après l'échéance, une relance plus ferme.
Avec l'indemnité de 40 € due entre professionnels. Jamais deux messages le même jour.
Ce qui attend votre clic
Rien de juridique ne part seul : la mise en demeure reste un brouillon.
La machine la prépare et vous prévient. Vous relisez, ou vous appelez.
Votre plus gros client ? Sa relance attend votre clic.
Il est marqué « sensible » dans votre tableur.
Un chèque sans nom
Un chèque sans nom pourrait régler deux clients : aucun des deux n'est relancé.
Votre assistante le rattache d'un clic. On ne relance pas quelqu'un qui a peut-être payé.
Les réponses des clients
Il promet de payer vendredi ? Plus aucune relance jusqu'au mardi.
Le temps que le virement arrive. La date doit être écrite dans son mail.
Il conteste ? Tout s'arrête, et vous avez le motif.
« Il manque l'avoir de janvier » : la gérante est prévenue.
« Déjà payé » ? La machine vérifie dans votre relevé.
Rien trouvé : les relances sont en pause et votre assistante vérifie.
Chaque lundi
Le lundi, la gérante reçoit le point : l'argent en retard, et qui appeler.
Seulement ceux pour qui les relances écrites ne suffisent plus.
Exemple, à refaire avec vos chiffres
3 heures par semaine à relancer et à pointer le relevé
135 heures par an
sur 45 semaines, environ 4 000 € par an à 30 € de l'heure chargée
Le vrai gain
L'argent qui rentre plus tôt, parce qu'aucune relance n'est oubliée.
Fin
Combien d'argent attend chez vos clients ce lundi ? Faisons le point ensemble.
Démonstration réalisée avec des données fictives.
Où vont vos données
Ce qui sort de chez vous, et sous quelle forme.
Le serveur est à votre nom
La machine tourne sur un serveur loué au nom de votre entreprise chez un hébergeur français. L'export des factures, le relevé bancaire, les réponses de vos clients et les relances restent sur ce serveur. Nous y accédons pour l'entretenir, comme sous-traitant tenu à la confidentialité par contrat, et vous pouvez couper cet accès à tout moment.
L'IA ne voit pas qui vous doit de l'argent
L'IA ne sert qu'à deux choses : lire un libellé de virement confus, lire la réponse d'un client. Avant chaque lecture, le nom du client est remplacé par son code ; mails, téléphones, adresses, IBAN et noms de personnes (vos contacts, après « Bonjour » ou « Madame », dans une formule de politesse ou une signature) sont masqués. Si un nom connu reste lisible, rien ne part ; un virement dont le payeur n'est pas reconnu ne part pas du tout. Limite : un nom inconnu du tableur peut passer, y compris dans une signature ; c'est pourquoi seuls 3 000 caractères partent, et vous voyez, élément par élément, le texte exact envoyé. Les numéros et montants des factures, eux, partent : l'IA en a besoin.
L'IA travaille en Europe
Claude est appelé dans une région européenne (Amazon Bedrock ou Google Cloud), sous contrat, avec un compte à votre nom. Les données ne servent pas à entraîner un modèle.
Des règles écrites décident, et rien de juridique ne part sans vous
Un virement n'est rattaché à des factures que si la somme tombe juste ; une date promise doit être écrite dans le mail ; une relance ne saute jamais de marche, et deux relances sont espacées d'au moins sept jours. Jamais de relance à un client qui a payé, qui conteste ou qui a promis une date. La mise en demeure n'est qu'un brouillon, et un client « sensible » ne reçoit rien sans un clic. Si l'IA ne répond pas ou hésite, l'élément part chez votre assistante : rien ne se perd.
Le contrat et la fiche registre
Un contrat de sous-traitance (clauses types de la Commission européenne) et la fiche de ce traitement, prête à ajouter à votre registre, sont livrés avec la machine.
Dans la démonstration, les données sont fictives et l'IA est appelée chez Anthropic, aux États-Unis. Chez vous, ce sont les cinq points ci-dessus qui s'appliquent.
Ce que ça représente, sur un exemple
3 heures par semaine à relancer et à pointer le relevé × 45 semaines
135 heures par an
Soit environ 4 000 € par an à 30 € de l'heure chargée.
Refaire le calcul avec vos chiffresL'argent qui rentre plus tôt, parce qu'aucune relance n'est oubliée. Personne ne peut promettre quand vos clients paieront ; la machine, elle, n'oublie jamais de relancer.
Pour installer cette machine chez vous
Un premier échange de 30 minutes
En visio ou par téléphone. Vous nous dites comment ça se passe aujourd'hui chez vous, et on refait le calcul avec vos chiffres.
Un devis écrit
Le tarif est fixé par écrit avant tout démarrage, après ce premier échange. Le contrat de sous-traitance et la fiche à ajouter à votre registre y sont joints.
L'installation chez vous
Un serveur et un compte IA ouverts à votre nom, que vous réglez directement à l'hébergeur et au fournisseur de l'IA. Chaque matin, la machine reçoit l'export des factures de votre logiciel et le relevé de votre compte : déposés sur son serveur, ou envoyés tout seuls si votre logiciel et votre banque le permettent. Elle écrit depuis l'adresse mail de votre comptabilité et lit les réponses qui y arrivent. Les textes des relances sont les vôtres ; celui de la mise en demeure est relu une fois par votre conseil habituel avant la mise en service.
Un suivi chaque mois
Nous entretenons la machine, l'ajustons quand vos habitudes changent, et nous faisons les petites évolutions. Les réglages, le tableur et la documentation vous sont remis : un autre prestataire peut reprendre.
Trois modèles de relance de facture impayée, prêts à copier
Ce sont les trois temps que suit la machine, pour des clients professionnels. Reprenez ces textes avec ou sans elle : remplacez ce qui est entre crochets, adaptez les formules à vos habitudes, et faites relire la mise en demeure par votre conseil habituel, comme pour la machine.
- 3 jours après l'échéance
Le rappel aimable
Objet : Facture n° [numéro] du [date], échue le [date]
Bonjour [prénom],
Sauf erreur de notre part, la facture n° [numéro] de [montant TTC], échue le [date], n'a pas encore été réglée. Vous la trouverez jointe à ce message.
Si le paiement est déjà parti, merci de ne pas tenir compte de ce mail. Sinon, le règlement peut se faire par virement sur le compte indiqué sur la facture.
Bonne journée,
[signature]
- 15 jours après l'échéance
La relance ferme
Objet : Deuxième relance, facture n° [numéro] échue le [date]
Bonjour [prénom],
Malgré notre rappel du [date], la facture n° [numéro] de [montant TTC] reste impayée, avec [nombre] jours de retard.
Merci de procéder à son règlement sous huit jours. Entre professionnels, tout retard de paiement entraîne de plein droit une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement (article D441-5 du Code de commerce).
Si le règlement est parti ces jours-ci, ne tenez pas compte de ce message.
Si un point de la facture pose problème, répondez simplement à ce mail : nous regardons tout de suite.
[signature]
- 30 jours après l'échéance
La mise en demeure
Objet : Mise en demeure de payer, facture n° [numéro]
Madame, Monsieur,
Malgré nos relances du [date] et du [date], la facture n° [numéro] du [date], d'un montant de [montant TTC], échue le [date], demeure impayée.
Par la présente, nous vous mettons en demeure de régler cette somme, majorée de l'indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, dans un délai de huit jours à compter de la réception de ce courrier.
À défaut, nous engagerons une procédure d'injonction de payer, sans autre avis.
[nom, fonction et signature]
À envoyer en lettre recommandée avec accusé de réception, ou par un moyen qui garde la preuve de la date. La machine la prépare en brouillon : c'est vous qui la relisez et l'envoyez, ou qui décrochez votre téléphone.
Ce que dit la loi, entre professionnels
Les pénalités de retard sont dues dès le lendemain de l'échéance, sans qu'un rappel soit nécessaire. Leur taux est celui de vos conditions de vente, qui ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal ; à défaut, c'est le taux de la Banque centrale européenne majoré de 10 points (article L441-10 du Code de commerce). Chaque facture payée en retard ouvre droit, en plus, à une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement (article D441-5), sauf si votre client est en procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire. Le taux des pénalités et cette indemnité doivent figurer sur vos factures. Rien de cela ne vaut pour un client particulier : retirez alors l'indemnité des modèles.
Les questions qui reviennent
Nos clients vont mal le prendre.
Les textes sont les vôtres : ils sont dans votre tableur. Le premier message est un rappel aimable, jamais une relance ferme d'emblée, et un client ne reçoit jamais deux messages le même jour. Votre client important est marqué « sensible » : rien ne part sans votre clic. Et dès qu'un client conteste, tout s'arrête.
Et si un client a payé hier ?
Le relevé est relu chaque matin avant la moindre relance, et encore au moment de chaque clic. Une relance qui attendait votre clic s'annule toute seule quand la facture est payée. Un paiement qu'on n'arrive pas à rattacher retient les relances des clients qu'il pourrait concerner. Et chaque rappel dit : si vous avez réglé ces jours-ci, ne tenez pas compte de ce message.
Et s'il promet de payer vendredi ?
Plus rien ne part jusqu'à deux jours ouvrés après la date promise, le temps que le virement arrive. S'il n'est toujours pas là, la machine ne relance pas tout de suite : elle prévient votre assistante, qui appelle.
Et si l'IA se trompe ?
Elle ne décide de rien. Elle propose quelles factures un virement règle, et une règle vérifie que la somme tombe juste. Elle range la réponse d'un client, et une règle vérifie, par exemple, que la date promise est bien écrite dans le mail. Au moindre doute, c'est votre assistante qui regarde.
La mise en demeure, c'est vous qui la rédigez ?
Un modèle est livré avec la machine : vous l'adaptez, votre conseil habituel le relit une fois, puis il sert tel quel. Chaque mise en demeure reste un brouillon que vous relisez avant de l'envoyer. La seule mention légale des modèles fournis, dans la relance ferme et la mise en demeure, c'est l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due entre professionnels.
Notre logiciel de facturation ? Notre banque ?
On part des exports que vous savez déjà faire : la liste des factures, le relevé du compte. Ils sont déposés chaque matin, la machine les lit. Si votre logiciel ou votre banque peuvent les envoyer tout seuls, on le branche ensuite. On ne touche à rien dans vos outils.
Et le RGPD ?
Les factures, le relevé et les mails restent sur votre serveur. L'IA reçoit un texte où le nom du client est remplacé par un code ; mails, téléphones, IBAN, adresses et noms des personnes que la machine connaît sont masqués, signatures comprises. Un nom inconnu du tableur peut passer, par exemple dans une signature de forme inhabituelle : c'est pour ça que seuls 3 000 caractères partent et que vous voyez le texte exact envoyé. Un virement dont on ne reconnaît pas le payeur ne part pas du tout, ni un mail d'une adresse inconnue. L'IA tourne en Europe, sous contrat.
Combien ça coûte ?
Le tarif est fixé par écrit avant tout démarrage, après un premier échange : il dépend de votre logiciel de facturation et de votre banque. Installation à partir de 1 900 € HT, formation de votre équipe comprise. Le serveur et le compte IA sont à votre nom, vous les réglez directement.
Avancez dans la démo à votre rythme
La même démonstration, rejouée étape par étape : vous cliquez, vous ouvrez les mails, vous regardez ce que l'IA a reçu. Données fictives, aucun mail envoyé.
Les autres machines déjà construites
Cette machine est présentée sur les pages « Dirigeants de TPE et PME », « Artisans et bâtiment », « Agences de com, web, marketing » et « Recrutement, RH, conseil ». Les trois autres, en vidéo, sur des données fictives :
Cabinets d'expertise comptable
La collecte de clôture qui se relance toute seule
De janvier à mai, vos collaborateurs réclament les mêmes documents à des clients qui ne répondent pas.
Grossistes et distributeurs
Les commandes reçues par mail, saisies toutes seules
Votre administration des ventes ressaisit à la main des bons de commande en PDF, en Excel ou en texte libre.
Artisans du bâtiment
Les demandes de devis traitées et relancées toutes seules
Les demandes de devis se lisent le soir en rentrant du chantier, et les devis envoyés ne sont jamais relancés.
Combien d'argent attend chez vos clients ce lundi ? Faisons le point ensemble.
On regarde ensemble comment la tâche se passe chez vous, et ce que la machine en ferait.
Gratuit, sans engagement. En visio ou par téléphone.