Saisie automatique des commandes reçues par mail Chaque commande reçue par mail, quelqu'un la recopie à la main dans votre logiciel.
La machine lit le bon, qu'il arrive en PDF, en Excel ou en trois lignes de texte, le compare à vos tarifs et à vos références, puis le prépare pour votre logiciel et envoie l'accusé de réception. Ce qui cloche attend votre ADV, avec l'écart surligné.
Ce que fait la machine, étape par étape
Du mail reçu à la ligne dans votre logiciel
- Vos clients commandent comme d'habitude, par mail.
- Chaque commande est lue et traduite en vos références.
- Des règles vérifient chaque ligne ; la commande en règle part en fichier d'import.
- La fausse commande est mise de côté.
- Votre ADV importe, et ne regarde plus que les écarts.
Votre client commande comme d'habitude
Un bon en PDF, un fichier Excel, l'export d'un vieux logiciel, ou une seule ligne : « comme d'habitude, plus 2 cartons de gants ». Tout arrive dans votre boîte commandes@, rien ne change pour lui.
La commande est lue et traduite
Le client est reconnu par l'adresse qui écrit, ou par le domaine de son entreprise, jamais par celui d'une messagerie grand public. L'IA lit les lignes et propose vos références à la place des siennes ; « comme d'habitude » reprend sa dernière commande.
Des règles écrites vérifient chaque ligne
L'adresse de livraison est une adresse connue du client, la référence existe chez lui ou au catalogue, la quantité lue figure dans le mail et ne dépasse pas cinq fois son habitude (ni le stock, pour un article qu'il ne prend pas d'habitude), le prix écrit est celui de son tarif à 1 % près, le client n'est pas bloqué, son encours tient sous le plafond, le numéro n'a pas déjà été reçu, le mail ne modifie pas une commande déjà saisie.
Tout est en règle : elle est saisie
La commande a son propre fichier d'import, au format que votre logiciel sait lire et au tarif du client. Une fois l'import fait, votre ADV range le fichier : une commande n'est jamais proposée deux fois. L'accusé de réception part au client avec ce qui a été enregistré et l'adresse de livraison.
Un écart : elle attend votre ADV
Un prix ancien sur le bon apparaît en rouge, 6,50 € écrits contre 7,03 € au tarif du client. Votre ADV valide d'un clic, au prix du tarif, ou décroche son téléphone.
La fausse commande n'est pas saisie
Un bon au nom de votre client, envoyé d'une adresse inconnue et à livrer dans un « nouveau dépôt » : c'est l'arnaque à la fausse commande, la machine la met de côté. L'adresse de livraison est comparée à celles du client par une règle, sur votre serveur, sans dépendre de l'IA. Si votre ADV valide la commande après un appel, elle choisit elle-même l'adresse de livraison, et l'accusé part à l'adresse connue du client, jamais à l'inconnu.
Vos réglages, dans un tableur
Clients et adresses de livraison, remises, plafonds d'encours, client bloqué, tolérance de prix, texte de l'accusé : vous changez une valeur, la machine suit dès le mail suivant.
La démo complète, en 2 minutes
Un grossiste fictif en fournitures industrielles, une matinée de commandes, un prix ancien et une fausse commande.
Vidéo sans voix : les textes sont à l'écran, sur une musique douce.
Lire les textes de la vidéo, scène par scène
Les commandes reçues par mail
Ouverture
Grossistes et distributeurs
Chaque commande reçue par mail, quelqu'un la recopie à la main dans votre logiciel.
La boîte commandes@
Votre client écrit une seule ligne : comme d'habitude, plus 2 cartons de gants.
Sans pièce jointe, dans votre boîte commandes@.
Saisie toute seule
La commande est saisie toute seule, au tarif du client.
6 minutes de saisie évitées, selon l'exemple de la démo.
La machine a repris sa dernière commande et retrouvé ses gants habituels.
Personne n'a recopié une seule ligne.
Un bon de commande en PDF
Votre client commande avec ses références à lui. La machine les traduit dans les vôtres.
« lu : VAL-1102 » rappelle ce que le client a écrit.
Accusé et import
L'accusé de réception part au client, et votre logiciel reçoit son fichier d'import.
Une ligne par article, au bon prix. Personne n'a recopié les commandes.
Le piège du prix
Un prix ancien sur le bon ? La commande vous attend, le prix en rouge.
6,50 € écrits, 7,03 € au tarif du client.
Votre ADV ne regarde plus que les écarts.
Une règle écrite compare chaque prix au tarif du client, à 1 % près.
La fausse commande
Une commande d'une adresse inconnue, à livrer ailleurs : elle n'est pas saisie.
C'est l'arnaque à la fausse commande. Votre ADV vérifie d'abord par téléphone.
Ce que voit l'IA
L'IA ne sait pas qui écrit : noms, mails et adresses sont remplacés.
Vos tarifs et vos remises ne partent jamais.
Où vont les données
Tout reste sur un serveur à votre nom.
L'IA travaille en Europe, et ce sont des règles écrites qui décident.
Exemple, à refaire avec vos chiffres
120 commandes par semaine × 6 minutes de saisie
12 heures par semaine
540 heures sur 45 semaines, environ 18 900 € par an à 35 € de l'heure
Restez prudent
Au début, comptez que la machine en saisit 7 sur 10.
Votre ADV garde les autres, et ne regarde plus que celles-là.
Fin
Combien de commandes recopiez-vous chaque semaine ? Faisons le calcul ensemble.
Démonstration réalisée avec des données fictives.
Où vont vos données
Ce qui sort de chez vous, et sous quelle forme.
Le serveur est à votre nom
La machine tourne sur un serveur loué au nom de votre entreprise chez un hébergeur français. Les mails, les pièces jointes et les fichiers d'import restent sur ce serveur. Nous y accédons pour l'entretenir, comme sous-traitant tenu à la confidentialité par contrat, et vous pouvez couper cet accès à tout moment.
L'IA ne voit pas qui vous écrit
Avant chaque lecture, le nom de vos clients devient leur code client. Les mails, téléphones, adresses et IBAN sont masqués, ainsi que les noms de vos acheteurs connus et les noms écrits là où l'on attend une personne : après « Bonjour » ou « M. », après « Contact : », dans une signature, dans l'en-tête d'un mail transféré. Si un nom de client ou d'acheteur connu reste lisible, rien ne part. Limite : un nom inconnu écrit seul au milieu d'une phrase peut passer ; c'est pourquoi seuls 3 000 caractères partent, et vous voyez, commande par commande, le texte exact qui est parti. Votre tarif, vos remises et l'encours de vos clients ne partent pas ; les prix que le client a écrits sur son bon, oui.
L'IA travaille en Europe
Claude est appelé dans une région européenne (Amazon Bedrock ou Google Cloud), sous contrat, avec un compte à votre nom. Les données ne servent pas à entraîner un modèle.
Des règles écrites décident
L'IA lit la commande ; des règles que vous pouvez lire décident ensuite : client reconnu par l'adresse qui écrit (et, chez vous, par le contrôle d'authenticité de votre messagerie), adresse de livraison connue du client, référence connue, quantité lue présente dans le mail et dans ses habitudes, prix du tarif à 1 % près, client non bloqué, encours sous son plafond, numéro jamais reçu, aucune modification d'une commande déjà saisie. Au moindre écart, la commande attend l'ADV.
Le contrat et la fiche registre
Un contrat de sous-traitance (clauses types de la Commission européenne) et la fiche de ce traitement, prête à ajouter à votre registre, sont livrés avec la machine.
Dans la démonstration, les données sont fictives et l'IA est appelée chez Anthropic, aux États-Unis. Chez vous, ce sont les cinq points ci-dessus qui s'appliquent.
Ce que ça représente, sur un exemple
120 commandes par semaine × 6 minutes de saisie × 45 semaines
540 heures par an
Soit 12 heures par semaine, et environ 18 900 € par an à 35 € de l'heure chargée.
Refaire le calcul avec vos chiffresAu début, comptez que la machine en saisit 7 sur 10. Votre ADV garde les autres, et ne regarde plus que celles-là.
Pour installer cette machine chez vous
Un premier échange de 30 minutes
En visio ou par téléphone. Vous nous dites comment ça se passe aujourd'hui chez vous, et on refait le calcul avec vos chiffres.
Un devis écrit
Le tarif est fixé par écrit avant tout démarrage, après ce premier échange. Le contrat de sous-traitance et la fiche à ajouter à votre registre y sont joints.
L'installation chez vous
Un serveur et un compte IA ouverts à votre nom, que vous réglez directement à l'hébergeur et au fournisseur de l'IA. La machine est branchée sur votre boîte commandes@, et son tableur se remplit chaque nuit depuis un export de votre logiciel. Les fichiers d'import se calent sur le format que votre logiciel sait déjà lire : rien n'y change. Une condition, que nous vérifions avec votre prestataire de messagerie : votre serveur contrôle l'authenticité de chaque mail reçu (SPF, DKIM, DMARC). Sans ce contrôle, aucune commande n'est saisie toute seule.
Un suivi chaque mois
Nous entretenons la machine, l'ajustons quand vos habitudes changent, et nous faisons les petites évolutions. Les réglages, le tableur et la documentation vous sont remis : un autre prestataire peut reprendre.
Les questions qui reviennent
Nos grands comptes passent par l'EDI.
Gardez l'EDI pour eux, il marche. La machine vise tout le reste : les PME, les artisans, les mairies qui commandent par mail, en PDF, en Excel ou en trois lignes de texte.
Notre logiciel ne parlera jamais à votre machine.
On commence par le fichier d'import que votre logiciel sait déjà lire : on cale les colonnes sur son format, votre ADV clique sur importer. Si votre logiciel a une interface pour écrire directement, on la branche ensuite. Dans les deux cas, on ne touche à rien de votre logiciel.
Et si l'IA se trompe ?
Elle peut se tromper, comme quelqu'un qui saisit vite. C'est pour ça qu'elle ne décide de rien : des règles écrites vérifient le client, l'adresse de livraison, chaque référence, chaque prix contre le tarif du client, les quantités contre ses habitudes et votre stock, l'encours, les doublons. Au moindre écart, la commande attend votre ADV avec l'écart surligné. Une référence ou une quantité que l'IA aurait inventée est refusée, parce qu'elle doit figurer dans le mail.
Et si un escroc écrit avec l'adresse exacte de notre client ?
Dans la démo, le simulateur n'a pas d'en-têtes de mail : la machine ne peut pas le voir. Chez vous, votre serveur de messagerie vérifie chaque mail (SPF, DKIM, DMARC) et écrit son verdict dans le mail : la machine ne saisit toute seule qu'un mail qui passe ce contrôle, sinon il part à l'ADV. C'est une condition de l'installation, nous la vérifions avec votre prestataire de messagerie. Et si la livraison est demandée à une adresse que vous ne connaissez pas pour ce client, la commande attend l'ADV de toute façon.
Et quand un client modifie sa commande ?
Un mail qui modifie ou annule une commande déjà envoyée, ou qui répond à un accusé, n'est pas saisi comme une nouvelle commande : la machine le repère à ses mots, à ses articles communs avec une commande du jour, ou parce que l'IA le signale. Il part à l'ADV, qui corrige la commande d'origine. Et l'accusé invite le client à répondre à une personne de l'ADV, pas à la machine.
Et le RGPD ?
Les mails restent sur votre serveur. L'IA reçoit un texte où le nom du client est remplacé par son code ; les mails, téléphones et adresses sont masqués, ainsi que les noms là où l'on attend une personne : vos acheteurs connus, après « Bonjour » ou « M. », après « Contact : », dans une signature, dans l'en-tête d'un mail transféré. Un nom inconnu écrit seul au milieu d'une phrase peut passer : c'est pour ça que seuls 3 000 caractères partent et que vous voyez, commande par commande, le texte exact qui est parti. Votre tarif, vos remises et l'encours ne partent pas ; les prix que le client écrit sur son bon, oui. L'IA tourne en Europe chez Amazon ou Google, sous contrat de sous-traitance.
Nos clients envoient des photos de bons écrits à la main.
La démo lit le texte des PDF, des Excel et des mails. Pour les scans et les photos, le texte est d'abord extrait sur votre serveur, pour garder le masquage, et c'est essayé sur un échantillon de vos vrais bons avant que vous signiez le devis, une fois le contrat de sous-traitance signé. En attendant, ils partent à l'ADV, comme aujourd'hui.
On a 3 000 articles et des prix nets par client.
Le tableur de la machine se remplit chaque nuit depuis un export de votre logiciel : clients et adresses de livraison, tarifs, remises, encours, stock, dernières commandes. Les prix nets par client se règlent de la même façon que la remise.
Combien ça coûte ?
Le tarif est fixé par écrit avant tout démarrage, après un premier échange : il dépend de votre logiciel et de la façon dont vos commandes arrivent. Installation à partir de 1 900 € HT, formation de votre équipe comprise. Le serveur et le compte IA sont à votre nom, vous les réglez directement.
Avancez dans la démo à votre rythme
La même démonstration, rejouée étape par étape : vous cliquez, vous ouvrez les mails, vous regardez ce que l'IA a reçu. Données fictives, aucun mail envoyé.
Les autres machines déjà construites
Cette machine est présentée sur la page « Négoce, distribution, industrie ». Les trois autres, en vidéo, sur des données fictives :
Cabinets d'expertise comptable
La collecte de clôture qui se relance toute seule
De janvier à mai, vos collaborateurs réclament les mêmes documents à des clients qui ne répondent pas.
Entreprises de services aux professionnels
Les factures impayées relancées toutes seules
Les factures en retard se relancent quand on y pense, et le relevé de la banque se pointe à la main, ligne par ligne.
Artisans du bâtiment
Les demandes de devis traitées et relancées toutes seules
Les demandes de devis se lisent le soir en rentrant du chantier, et les devis envoyés ne sont jamais relancés.
Combien de commandes recopiez-vous chaque semaine ? Faisons le calcul ensemble.
On regarde ensemble comment la tâche se passe chez vous, et ce que la machine en ferait.
Gratuit, sans engagement. En visio ou par téléphone.