Relance automatique des pièces comptables De janvier à mai, vos collaborateurs courent après des pièces que vos clients n'envoient pas.
Une machine installée chez vous réclame les documents de clôture à chaque client, reconnaît et range ce qu'il dépose, relance ce qui manque et vous fait le point chaque lundi. Vos collaborateurs ne reprennent la main que pour un coup d'œil ou un appel.
Ce que fait la machine, étape par étape
Une campagne de clôture, du premier mail au dernier rappel
- Le client dépose tout en vrac, sans rien renommer.
- Chaque pièce est lue : quel dossier, quelle pièce, quelle période.
- Elle est rangée, et sa case passe au vert.
- Le rappel ne liste que ce qui manque.
- Lundi, le point de la collecte arrive.
La demande part en un clic
Chaque client reçoit sa liste à lui, écrite dans le style du cabinet : les pièces qui le concernent, la date limite, et un lien personnel pour déposer, sans mot de passe.
Le client dépose tout en vrac
Relevé de décembre, inventaire, échéancier de prêt : il envoie ses fichiers d'un coup, sans rien renommer. Si vos clients préfèrent répondre par mail, la machine lit aussi une boîte dédiée.
Chaque pièce est reconnue, rangée, cochée
L'IA dit de quel dossier et de quelle pièce il s'agit, et quelle période elle couvre. Une règle écrite vérifie ensuite que la pièce vient bien de ce client, qu'elle lui est demandée et qu'elle couvre la bonne période. La case passe au vert dans le tableau de suivi.
Le moindre doute part chez le collaborateur
Une facture de garage déposée par une boulangerie, un relevé de novembre au lieu de décembre : la pièce n'est pas rangée, elle attend un coup d'œil, avec la raison écrite.
Les rappels partent seuls, pièce par pièce
Une semaine plus tard, le rappel ne liste que ce qui manque, et un dossier complet n'est jamais relancé. À l'échéance, deuxième rappel, et le collaborateur reçoit une alerte avec un message prêt pour appeler le client.
Chaque lundi, le point de la collecte
Un mail dit où en est chaque dossier et chaque collaborateur, et ce qui attend un coup d'œil.
Les réglages restent chez vous, dans un tableur
La liste des pièces par type de dossier, les textes des mails, les délais : vous changez une ligne, la machine suit dès le mail suivant. Personne n'a besoin de toucher à la machine.
La démo complète, en 2 minutes
Un cabinet fictif, trois dossiers (une boulangerie, un plombier, une SCI), et une campagne de clôture menée jusqu'au point du lundi.
Vidéo sans voix : les textes sont à l'écran, sur une musique douce.
Lire les textes de la vidéo, scène par scène
Collecte des pièces de clôture
Ouverture
Cabinets d'expertise comptable
En janvier, vos collaborateurs courent après les pièces de clôture de vos clients.
Lundi 4 janvier
Les clôtures commencent, et aucune pièce n'est arrivée.
Trois dossiers d'un cabinet fictif : une boulangerie, un plombier, une SCI.
La demande de pièces
Un clic, et chaque client reçoit sa propre liste de pièces.
Au ton du cabinet, avec un lien personnel pour tout déposer.
Chez votre client
La gérante reçoit les cinq pièces qui la concernent, et rien d'autre.
Avec la date limite et son lien de dépôt, sans mot de passe.
Le dépôt
Elle dépose tout d'un coup, sans rien renommer.
Quatre fichiers, dont une facture de garage qui n'a rien à faire là.
Le tri
Les pièces sont reconnues et rangées : trois cases passent au vert.
Personne au cabinet n'a eu à les trier.
La facture du garage attend un coup d'œil de votre collaborateur.
Elle ne concerne pas la boulangerie. Au moindre doute, la machine ne range rien.
Vos données
L'IA ne reçoit qu'un texte où le nom du client devient un code.
L'IBAN et l'adresse sont masqués. Les pièces restent sur le serveur du cabinet.
Une semaine plus tard
Une semaine plus tard, le rappel part tout seul.
Il ne liste que les pièces manquantes. Un dossier complet n'est jamais relancé.
L'échéance
À l'échéance, votre collaborateur est alerté, avec un message prêt pour appeler.
Il n'intervient que pour les pièces à vérifier et pour décrocher le téléphone.
Chaque lundi
L'associée reçoit le point : où en est chaque dossier, chaque collaborateur.
Et ce qui attend un coup d'œil.
Où vont les données
Vos pièces restent sur un serveur à votre nom.
L'IA travaille en Europe et ne voit jamais le nom de vos clients.
Exemple, à refaire avec vos chiffres
8 collaborateurs × 1 heure par semaine × 20 semaines de saison
160 heures
soit environ 6 400 € par saison, à 40 € de l'heure chargée
Fin
Et si vos collaborateurs ne couraient plus après les pièces ?
Démonstration réalisée avec des données fictives.
Où vont vos données
Ce qui sort du cabinet, et sous quelle forme.
Le serveur est à votre nom
La machine tourne sur un serveur loué au nom du cabinet chez un hébergeur français, et les pièces restent sur ce serveur. Nous y accédons pour l'entretenir, comme sous-traitant tenu à la confidentialité par contrat, et vous pouvez couper cet accès à tout moment.
L'IA ne voit pas le nom de vos clients
Avant chaque lecture, le nom de vos clients et de leurs dirigeants devient leur code dossier ; IBAN, mails, téléphones et adresses sont masqués, comme les noms précédés de M. ou Mme. Seul le début de la pièce part, l'en-tête suffit pour la reconnaître : les montants et les libellés y restent lisibles, un nom écrit sans civilité aussi. Vous voyez, pièce par pièce, le texte exact qui est parti.
L'IA travaille en Europe
Claude est appelé dans une région européenne (Amazon Bedrock ou Google Cloud), sous contrat, avec un compte à votre nom. Les données ne servent pas à entraîner un modèle.
Des règles écrites contrôlent l'IA
L'IA dit de quel client et de quelle pièce il s'agit. Une règle écrite, que vous pouvez lire, vérifie ensuite que la pièce vient du client du lien de dépôt, qu'elle lui est demandée et qu'elle couvre la bonne période. Dans le doute, elle part chez le collaborateur.
Le contrat et la fiche registre
Un contrat de sous-traitance (clauses types de la Commission européenne) et la fiche de ce traitement, prête à ajouter à votre registre, sont livrés avec la machine.
Dans la démonstration, les données sont fictives et l'IA est appelée chez Anthropic, aux États-Unis. Chez vous, ce sont les cinq points ci-dessus qui s'appliquent.
Ce que ça représente, sur un exemple
8 collaborateurs × 1 heure de mails et de suivi par semaine, hors appels × 20 semaines de saison
160 heures par saison
Soit environ 6 400 € par saison, à 40 € de l'heure chargée.
Refaire le calcul avec vos chiffresPour installer cette machine chez vous
Un premier échange de 30 minutes
En visio ou par téléphone. Vous nous dites comment ça se passe aujourd'hui chez vous, et on refait le calcul avec vos chiffres.
Un devis écrit
Le tarif est fixé par écrit avant tout démarrage, après ce premier échange. Le contrat de sous-traitance et la fiche à ajouter à votre registre y sont joints.
L'installation chez vous
Un serveur et un compte IA ouverts à votre nom, que vous réglez directement à l'hébergeur et au fournisseur de l'IA. La machine est branchée sur votre messagerie, et le tableur des dossiers se remplit une fois depuis un export de votre logiciel de production. La reconnaissance est essayée sur un échantillon de vos vraies pièces avant la mise en route.
Un suivi chaque mois
Nous entretenons la machine, l'ajustons quand vos habitudes changent, et nous faisons les petites évolutions. Les réglages, le tableur et la documentation vous sont remis : un autre prestataire peut reprendre.
Les questions qui reviennent
Et le secret professionnel ?
Les pièces restent sur votre serveur. L'IA reçoit un texte où le nom de vos clients, les IBAN et les adresses sont remplacés, et vous voyez pièce par pièce ce qui est parti. Elle tourne en Europe chez Amazon ou Google, sous contrat de sous-traitance, comme votre messagerie si elle est chez Microsoft ou Google. De notre côté, nous signons un engagement de confidentialité.
Et si l'IA se trompe ?
Elle peut se tromper, comme quelqu'un qui trie vite. Une règle écrite vérifie ensuite que la pièce vient bien du client du lien, qu'elle lui est demandée et qu'elle couvre la bonne période ; au moindre doute, elle part chez le collaborateur. Chaque pièce rangée reste visible dans le dossier : votre collaborateur la voit en faisant le bilan, comme aujourd'hui.
Nous avons déjà un portail, Pennylane ou Dext.
Si vos clients déposent déjà sur votre portail, gardez-le. La machine vise ceux qui ne s'y connectent jamais : elle leur écrit dans votre style, leur donne un lien sans mot de passe, relance pièce par pièce et range dans vos dossiers. Pour les clients dont vous recevez les flux bancaires, le relevé sort de leur liste.
La facture électronique ne va-t-elle pas régler ça ?
Elle va apporter les factures d'achat et de vente. Elle n'apporte ni l'inventaire, ni les en-cours, ni le questionnaire de fin d'exercice, ni les loyers d'une SCI : c'est précisément ce que la machine réclame.
Nos clients répondent par mail, en pièce jointe.
Chez vous, la machine lit aussi une boîte dédiée : une pièce jointe y est traitée comme un dépôt sur le lien. La démo montre le lien parce que c'est plus rapide à regarder.
Nos clients envoient des photos et des scans.
La démo lit les PDF. Pour les photos et les scans, le texte est d'abord extrait sur votre serveur, pour garder le masquage, et c'est essayé sur un échantillon de vos vraies pièces avant que vous signiez le devis, une fois le contrat de sous-traitance signé.
Et avec nos 600 dossiers ?
Le tableur se remplit une fois depuis un export de votre logiciel de production : dossier, contact, mail, collaborateur, type de dossier, nom du dirigeant.
Vous êtes seul. Si vous tombez malade en janvier ?
La machine réclame et range, elle ne touche ni à votre comptabilité ni à vos déclarations. Elle tourne sur votre serveur, et les réglages, le tableur et la documentation vous sont remis : un autre prestataire peut reprendre.
Combien ça coûte ?
Le tarif est fixé par écrit avant tout démarrage, après un premier échange : il dépend du nombre de dossiers et de ce qui est à brancher chez vous. Installation à partir de 1 900 € HT, formation de votre équipe comprise. Le serveur et le compte IA sont à votre nom, vous les réglez directement.
Avancez dans la démo à votre rythme
La même démonstration, rejouée étape par étape : vous cliquez, vous ouvrez les mails, vous regardez ce que l'IA a reçu. Données fictives, aucun mail envoyé.
Les autres machines déjà construites
Cette machine est présentée sur la page « Cabinets comptables ». Les trois autres, en vidéo, sur des données fictives :
Grossistes et distributeurs
Les commandes reçues par mail, saisies toutes seules
Votre administration des ventes ressaisit à la main des bons de commande en PDF, en Excel ou en texte libre.
Entreprises de services aux professionnels
Les factures impayées relancées toutes seules
Les factures en retard se relancent quand on y pense, et le relevé de la banque se pointe à la main, ligne par ligne.
Artisans du bâtiment
Les demandes de devis traitées et relancées toutes seules
Les demandes de devis se lisent le soir en rentrant du chantier, et les devis envoyés ne sont jamais relancés.
Et si vos collaborateurs ne couraient plus après les pièces ?
On regarde ensemble comment la tâche se passe chez vous, et ce que la machine en ferait.
Gratuit, sans engagement. En visio ou par téléphone.