La machine tourne sur un serveur loué au nom de votre entreprise chez un hébergeur français. L'export des factures, le relevé bancaire, les réponses de vos clients et les relances restent sur ce serveur. Nous y accédons pour l'entretenir, comme sous-traitant tenu à la confidentialité par contrat, et vous pouvez couper cet accès à tout moment.

L'IA ne sert qu'à deux choses : lire un libellé de virement confus, lire la réponse d'un client. Avant chaque lecture, le nom du client est remplacé par son code ; mails, téléphones, adresses, IBAN et noms de personnes (vos contacts, après « Bonjour », « Madame », une formule de politesse, dans une signature) sont masqués. Si un nom reste lisible, rien ne part. Un virement dont le payeur n'est pas reconnu ne part pas du tout. Seuls 3 000 caractères partent, et vous voyez, élément par élément, le texte exact envoyé. Limite : un nom inconnu du tableur peut passer, y compris dans une signature ; c'est pourquoi le texte exact envoyé reste consultable. Les numéros et montants de factures, eux, partent : l'IA en a besoin.

Claude est appelé dans une région européenne (Amazon Bedrock ou Google Cloud), sous contrat. Les données ne servent pas à entraîner un modèle.

L'IA lit, des règles que vous pouvez lire décident : un virement n'est rattaché à des factures que si la somme tombe juste ; une date promise doit être écrite dans le mail ; une relance ne saute jamais de marche (rappel aimable à 3 jours, relance ferme à 15 jours, mise en demeure à 30 jours) et deux relances sont espacées d'au moins 7 jours. Si l'IA ne répond pas ou hésite, l'élément part « à vérifier » chez votre assistante : rien ne se perd.

Jamais de relance à un client qui a payé, qui conteste ou qui a promis une date ; un paiement pas encore éclairci retient la relance. La mise en demeure n'est qu'un brouillon que la gérante relit et envoie d'un clic. Un client marqué « sensible » dans le tableur ne reçoit rien sans un clic.

Un contrat de sous-traitance (clauses types de la Commission européenne) et la fiche de ce traitement, prête à ajouter à votre registre, sont livrés avec la machine.