La machine tourne sur un serveur loué au nom de votre entreprise chez un hébergeur français. Les mails, les pièces jointes et les fichiers d'import restent sur ce serveur. Nous y accédons pour l'entretenir, comme sous-traitant tenu à la confidentialité par contrat, et vous pouvez couper cet accès à tout moment.

Avant chaque lecture, le nom de vos clients est remplacé par leur code client. Les mails, téléphones, adresses et IBAN sont masqués, ainsi que les noms des acheteurs connus et les noms écrits là où l'on attend une personne : après « Bonjour », « M. », « Contact : », une formule de politesse, dans une signature ou l'en-tête d'un mail transféré. Si un nom de client ou d'acheteur connu reste lisible, rien ne part. Limite : un nom inconnu écrit seul au milieu d'une phrase peut passer ; c'est pourquoi seuls 3 000 caractères partent, et vous voyez, commande par commande, le texte exact qui est parti. Votre tarif, vos remises et l'encours de vos clients ne partent pas ; les prix que le client a écrits sur son bon, oui.

Claude est appelé dans une région européenne (Amazon Bedrock ou Google Cloud), sous contrat. Les données ne servent pas à entraîner un modèle.

L'IA lit la commande. Des règles que vous pouvez lire décident ensuite : le client est reconnu par l'adresse qui écrit (et, chez vous, par le contrôle d'authenticité de votre messagerie), l'adresse de livraison est une adresse connue du client, chaque référence existe chez lui ou au catalogue, chaque quantité figure dans le mail, chaque prix écrit est celui de son tarif à 1 % près, aucune quantité ne dépasse 5 fois son habitude (ni le stock, pour un article qu'il ne prend pas d'habitude), le client n'est pas bloqué, l'encours reste sous son plafond, le numéro n'a pas déjà été reçu, et le mail ne modifie pas une commande déjà saisie. Au moindre écart, la commande attend l'ADV.

Un contrat de sous-traitance (clauses types de la Commission européenne) et la fiche de ce traitement, prête à ajouter à votre registre, sont livrés avec la machine.