Démo rejouée · données fictives · aucune IA appelée, aucun mail envoyé
Collecte de clôture · étape 15 sur 16

Le tableur du cabinet

Tout ce qui règle la machine tient dans un fichier Excel : la liste des pièces par type de dossier, les textes des mails, les délais. Le cabinet change un texte ici, la machine suit dès le mail suivant, sans que personne touche à la machine.

Onglet « Pieces_attendues »

type_dossiercode_piecefamillelibelleperiode_debutperiode_fin
commerceRB12RELEVERelevé bancaire de décembre 20262026-12-012026-12-31
commerceINVINVENTAIREInventaire des stocks au 31/12/20262026-12-312026-12-31
commerceEMPEMPRUNTÉchéancier 2026 de vos emprunts (capital et intérêts)2026-01-012026-12-31
commerceCAICAISSETicket Z récapitulatif de caisse de décembre 20262026-12-012026-12-31
commerceQFEQUESTIONNAIREQuestionnaire de fin d'exercice signé2026-01-012026-12-31
artisanRB12RELEVERelevé bancaire de décembre 20262026-12-012026-12-31
artisanENCTRAVAUXÉtat des travaux en cours au 31/12/20262026-12-312026-12-31
artisanQFEQUESTIONNAIREQuestionnaire de fin d'exercice signé2026-01-012026-12-31
sciRB12RELEVERelevé bancaire de décembre 20262026-12-012026-12-31
sciLOYLOYERSÉtat des loyers encaissés en 20262026-01-012026-12-31
sciTFTAXE_FONCIEREAvis de taxe foncière 20262026-01-012026-12-31
sciEMPEMPRUNTÉchéancier 2026 de vos emprunts (capital et intérêts)2026-01-012026-12-31
sciQFEQUESTIONNAIREQuestionnaire de fin d'exercice signé2026-01-012026-12-31

Onglet « Modeles_mails »

codeobjetcorpspiece_jointe
DEMANDEClôture 2026 : les documents dont nous avons besoinBonjour {{prenom}}, Pour préparer vos comptes 2026, voici les documents dont nous avons besoin : {{liste_pieces}} Le questionnaire de fin d'exercice est joint à ce mail : remplissez-le, signez-le et déposez-le avec le reste. Vous pouvez tout déposer en une fois, dans n'importe quel ordre, sur votre lien personnel : {{lien_depot}} Inutile de renommer les fichiers, nous nous en occupons. Merci de nous les transmettre avant le {{date_limite}}. Bonne journée, {{collaborateur}} {{cabinet}}questionnaire-fin-exercice-2026.pdf
RELANCE1Clôture 2026 : il nous manque encore quelques documentsBonjour {{prenom}}, Petit rappel : pour préparer vos comptes 2026, il nous manque encore : {{liste_pieces}} L'idéal serait de les recevoir avant le {{date_limite}}. Le lien de dépôt reste le même : {{lien_depot}} Bonne journée, {{collaborateur}} {{cabinet}}
RELANCE2Clôture 2026 : nous attendons toujours ces documentsBonjour {{prenom}}, Nous ne pouvons pas finaliser vos comptes 2026 sans les documents suivants : {{liste_pieces}} Pouvez-vous les déposer d'ici le {{date_limite}} ? Le lien : {{lien_depot}} Si l'un d'eux pose problème, répondez simplement à ce mail et nous verrons ensemble. Merci, {{collaborateur}} {{cabinet}}
ALERTEÀ appeler : {{client}}, pièces toujours manquantes après deux relancesBonjour {{collaborateur_prenom}}, {{client}} n'a pas encore envoyé : {{liste_pieces}} Deux relances sont parties (le {{date_relance1}} et le {{date_relance2}}). Un appel serait plus efficace qu'un troisième mail. Proposition de message si {{prenom}} ne répond pas au téléphone : « Bonjour {{prenom}}, c'est {{collaborateur}} du {{cabinet}}. Il nous manque encore quelques documents pour boucler vos comptes 2026, je vous ai renvoyé la liste par mail. Rappelez-moi quand vous pouvez, ça prend deux minutes. »
A_VERIFIERPièce à vérifier : {{fichier}}Bonjour {{collaborateur_prenom}}, Une pièce déposée demande ton coup d'œil : Fichier : {{fichier}} Déposée sur le lien de : {{client}} Pièce reconnue : {{piece}} Pourquoi : {{raison}} Elle est dans le dossier « À vérifier ».

Onglet « Reglages »

clevaleurexplication
nom_cabinetCabinet Fictif ExpertiseNom affiché dans les mails
ville_cabinetLyon
associe_nomClaire MoreauDestinataire du point du lundi
associe_emailclaire.moreau@example.com
date_cloture2026-12-31Date de clôture des dossiers de la campagne
date_demo_depart2027-01-04Date simulée au lancement de la démo (un lundi)
delai_reponse_jours14Date limite donnée au client, en jours après la demande
relance1_jours7Première relance, en jours après la demande
relance2_jours14Deuxième relance et alerte au collaborateur

Onglet « Dossiers »

code_dossierclientformetype_dossiercontact_prenomcontact_nomemail_clientcollaborateur
D001Boulangerie du ParcSARLcommerceNadiaLambertnadia.lambert@example.comJulien Bernard
D002Rivière PlomberieEntreprise individuelleartisanMarcRivièremarc.riviere@example.comSarah Lefèvre
D003SCI Les TilleulsSCIsciPaulGarnierpaul.garnier@example.comSarah Lefèvre