La machine tourne sur un serveur loué au nom du cabinet chez un hébergeur français. Les pièces restent sur ce serveur. Nous y accédons pour l'entretenir, comme sous-traitant tenu à la confidentialité par contrat, et vous pouvez couper cet accès à tout moment.

Avant chaque lecture, le nom de vos clients et de leurs dirigeants est remplacé par leur code dossier ; IBAN, mails, téléphones et adresses sont masqués, ainsi que les noms précédés de M. ou Mme. Seul le début de chaque pièce part (l’en-tête suffit pour la reconnaître) ; les montants et libellés qui s’y trouvent restent lisibles, un nom de personne sans civilité aussi. Vous pouvez vérifier, pièce par pièce, le texte exact qui est parti.

Claude est appelé dans une région européenne (Amazon Bedrock ou Google Cloud), sous contrat. Les données ne servent pas à entraîner un modèle.

L'IA dit de quel client et de quelle pièce il s'agit, et quelle période elle couvre. Une règle écrite, que vous pouvez lire, vérifie ensuite que la pièce vient du client du lien de dépôt, qu'elle lui est demandée et qu'elle couvre la bonne période. Dans le doute, la pièce part chez le collaborateur.

Un contrat de sous-traitance (clauses types de la Commission européenne) et la fiche de ce traitement, prête à ajouter à votre registre, sont livrés avec la machine.